Поради для тих, хто ніколи не встигає

Як подружитися з часом і робити все, і навіть більше

Урок 1. Переконайте себе, що часу достатньо

Одні люди знаходять час для роботи, будинку, хобі, заняття спортом, друзів і масу інших цікавих і корисних речей, інші безсистемно бігають між роботою і будинком, запевняючи, що у них немає жодної вільної хвилини. Тим часом, фахівці з тайм-менеджменту (управління часом) переконані: «зайву годинку» можна відшукати навіть у найщільнішому робочому графіку.

Не вірите? Тоді організуйте ревізію власного часу. Запишіть кількість своїх активних годин на тиждень (якщо ви спите, наприклад, 8 годин на добу, то кількість ваших активних годин - 16 х 7 днів = 112) і скрупульозно запишіть, на що витрачаєте час. Важливо не забути нічого - від дороги на роботу і походу по магазинах до приготування сніданку і прийому душу. Напевно, як мінімум кілька годин у вас на папері «вивільнилися» - залишилося тільки правильно ними розпорядитися.

    Дослідження показують, що чоловіки віддають перевагу обсягам виконаної роботи, а жінки, навпаки – роблять наголос на якості

Урок 2. Правильно визначайте пріоритети

Навіть ставши гуру в тайм-менеджменті, ви не зможете осягнути неосяжне. Але напевно людина і не ставить перед собою мету встигнути виконати всі справи в світі. Головне - визначитися із завданнями, які для вас по-справжньому важливі - це і є перший крок до ефективного розподілу часу.

Найпростіший спосіб визначитися з пріоритетами – це скористатися матрицею Ейзенхауера. Все дуже просто: визначені завдання потрібно розподілити на чотири квадрати: «термінові й важливі», «нетермінові й важливі», «термінові й неважливі», «нетермінові й неважливі».

Очевидно, що першою чергою потрібно робити термінові й важливі справи.

Виконання завдання з другого квадрата (нетермінові й важливі) можна розтягнути на кілька днів.

Справи з квадрата «термінові й неважливі» потрібно або комусь делегувати, або якимось чином їх автоматизувати. Нетермінові й неважливі завдання - просто викреслити.

Урок 3. Користуємось принципом Парето

Якщо розстановка пріоритетів ще викликає певні труднощі, можна залучити на допомогу принцип Парето (правило 80/20). Принцип передбачає – якщо всі предмети розмістити в порядку їхньої цінності, то 80% цінності припадає на предмети, що становлять 20% від їх загального числа. Водночас 20% цінності припадає на предмети, що становлять 80% від їхнього загального числа. Виходить,що у списку із 10 справ виконання лише двох з них забезпечує 80% успіху.

Урок 4. Варто відмовитися від багатофункціональності

Останні дослідження показують, що людський мозок не вміє працювати в режимі багатофункціональності. Коли людина намагається зосередитися відразу на декількох речах, насправді доводиться постійно перемикатися. Такі Юлії Цезарі насправді знижують швидкість своєї роботи і витрачають більше сил.

Набагато правильніше і ефективніше буде цілком зануритися у виконання одного завдання, виконати його, й тільки після цього братися за наступне.

Урок 5. Напишіть для себе перелік справ

Той, хто вважає, що списки справ тільки забирають час (як мінімум, на їхнє обдумування і написання) категорично не правий. Список дисциплінує і мобілізує, тому він просто необхідний тим, хто хоче встигати більше.

Експерти радять складати кілька списків: глобальний (з довгостроковими планами і цілями), місячний (з завданнями на місяць) і щоденний (з чітким переліком справ на день).

Щоденний список завдань треба складати щоранку, а глобальний найкраще почепити на видному місці для додаткової мотивації.

Урок 6. Використовуйте правило двох хвилин

Чимало справ зручніше і доцільніше зробити одразу, не відкладаючи їх у довгу шухляду. Дати коротку відповідь на повідомлення електронної пошти, викликати майстра, покласти документ у потрібну папку - все це краще зробити і забути.

У своїй книзі «Як впорядкувати справи» відомий тайм-менеджер Девід Аллен радить: якщо перед вами справа, перш за все, треба визначитися з відповідями на два питання: чи потрібно її робити зараз і чи займе її виконання менше двох хвилин. Якщо відповіді на обидва запитання позитивні, треба виконати справу негайно.

Зрозуміло, дві хвилини - умовний час. Навіть якщо справа може забрати 3,5 хвилини – теж нічого страшного. Головне, щоби, виробивши звичку, робити «короткі справи» одразу ж, людина не тільки досягає істотного зростання продуктивності, але і економить нерви та час.

До речі, це ж правило чудово працює і під час виконання домашніх справ. Погодьтеся: покласти річ на місце забере набагато більше часу, ніж кинути її там, де стоїш. Однак результат прямо протилежний: у першому випадку ми забезпечуємо порядок у квартирі, а в другому – безлад.

Урок 7. Відмовляємось від перфекціонізму

Дослідження показують, що під пресингом часу чоловіки віддають перевагу обсягам виконаної роботи, а жінки, навпаки, роблять наголос на якості. Звичайно, всі справи потрібно робити добре. Однак з багатьма перфекціонізм може зле пожартувати, якщо не його не контролювати. Прагнення до ідеального результату нерідко виливається в затягування термінів. Часто доводиться вибирати між «зробити неідеально» і «не зробити взагалі».

Тут є маленька хитрість. Встановлювати для себе жорсткіший дедлайн, ніж того вимагають обставини. Час, що залишився, цілком можна використовувати на доопрацювання, але надмірно захоплюватися «шліфуванням» все-таки не варто.

Як стати продуктивнішим

    Найсильніше до діяльності мотивує прогрес. Цікава деталь: це правило працює, навіть коли є лише ілюзія прогресу, наприклад, у відеоіграх. Саме тому так важливо складати списки справ і викреслювати зроблене - за такого підходу до справи прогрес стає наочним.
    Щоб встигати більше, треба якомога більше справ перетворити на звички і ритуали. Це може бути що завгодно - від ранкової пробіжки до формування щоденних планів. Запаси енергії й сили волі не є нескінченні, краще приберегти їх для найважливішого, а решта робити «на автоматі».

    Контролюйте власний розклад - це знижує стомлюваність.

    Підтримуйте порядок. Навіть найкраще розплановані справи можуть осісти тяжким вантажем тільки тому, що занадто багато часу витрачається на пошуки потрібних документів, телефонів, флешки з інформацією та інші дрібниці. Вирішити ці проблеми просто: пошту потрібно переглядати і обробляти відразу, документи складати в папки, номери телефонів записувати до записної книжки, а не на газетні сторінки.

    Не витрачайте час даремно. Дослідження європейських учених свідчать, що менеджера відволікають від справ у середньому один раз на вісім хвилин, або близько 60 разів на день. На думку фахівців, значна частина робочого часу витрачається на порожні розмови зі знайомими і колегами. Психологи не радять категорично відмовлятися від спілкування, але нагадують, що в усьому важливо знати міру.

Поради на кожен день

•     Плануйте справи не тільки за терміновістю, а й за важливістю.
•     Не відкладайте дрібні справи на завтра, а тим більше на невизначений час.
•     Використовуйте час вимушеної бездіяльності.
•     Внесіть до свого денного плану відпочинок.
•     Складайте списки майбутніх справ і звіряйте плани протягом дня.
•     Встановлюйте терміни виконання завдань.
•     Навчіться концентруватися на одній справі.
•     Заохочуйте себе за виконання важливої справи.