Как организовывать офисный переезд быстро и без проблем?

Офисный переезд (www.davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev) — это важное решение, которое может существенно повлиять на эффективность работы, мотивацию сотрудников и дальнейшее развитие бизнеса. Многие организации сталкиваются с этим вопросом по мере роста и расширения своей деятельности. Однако определить оптимальное время для переезда и просчитать все нюансы бывает непросто.

Решение о переезде в новый офис должно опираться на комплексный анализ ситуации. Недостаточно просто захотеть и найти компанию для переезда. Важно учесть стратегические цели компании, бюджет, пожелания ключевых сотрудников, транспортную доступность, наличие необходимой инфраструктуры в здании и районе.
 

Что может послужить причинами для переезда в новый офис?

1. Когда количество сотрудников растет, имеющееся пространство становится тесным и неудобным. Недостаток рабочих мест, проблемы с вентиляцией, шум — все это снижает продуктивность персонала. По данным исследования компании Oxford Economics, комфортные условия труда повышают производительность работников на 13%.
2. Переезд в более экономичный с точки зрения аренды, коммунальных платежей и обслуживания помещения офис позволит компании снизить затраты. Экономия может составить 10-30% в зависимости от выбранного варианта и текущих расходов. Сэкономленные средства можно направить на развитие бизнеса.
3. Если изначально выбранный район перестал быть удобен для сотрудников и клиентов, стоит задуматься о переезде. Офис рядом с основными транспортными узлами и в шаговой доступности будет более привлекателен для персонала.
4. Развитие компании часто требует организации новых функциональных зон — большого конференц-зала, комнат для переговоров, зоны отдыха, столовой и т.д.
5. Обстановка и общий вид рабочего пространства формируют впечатление о фирме у клиентов и партнеров. Современный качественный ремонт, удобная мебель и приятный дизайн поддерживают позитивный имидж развивающегося бизнеса.

Как обеспечить стабильность работы на период переезда офиса?

• Выберите человека или сформируйте команду, которые будут контролировать процесс и оперативно решать возникающие вопросы. Это позволит остальным сотрудникам сосредоточиться на своих обычных задачах.
• Сообщите своим клиентам даты переезда и возможных кратковременных перебоев в работе. Заверьте в том, что приложите все усилия для обеспечения привычного уровня сервиса. Будьте на связи, чтобы отвечать на вопросы и развеивать опасения. Открытое информирование укрепляет доверие к компании.
• Заранее протестируйте, как будет работать телефония и интернет в новом офисе. Продумайте запасные варианты на случай форс-мажоров — мобильную связь, временный колл-центр и т.д.
• Организуйте резервное копирование важной информации, чтобы избежать ее потери при перевозке техники. Если в компании не используются облачные сервисы для хранения данных, самое время задуматься об этом.
• По возможности, организуйте поэтапный переезд отделов, чтобы на каждом этапе часть сотрудников могла работать в штатном режиме. Начните с подразделений, которые меньше всего вовлечены в ежедневные операции. IT-специалисты переезжают последними, обеспечивая поддержку на всех этапах.
• Если возможно, организуйте ремонт, расстановку мебели и оборудования до фактического переезда сотрудников. В идеале, в первый день на новом месте у всех должно быть полностью готовое рабочее место.