Відмовтесь від паперових документів: три кроки

На 58-му місці з 63 проіндексованих країн опинилася Україна в World Digital Competitiveness Ranking – світовому рейтингу цифрової конкурентоспроможності. Ще 4 роки тому, в 2014-му, ми посідали 50-те місце.

Ми щось зробили не так? Повернулися на кілька кроків назад? Ні. Просто інші країни, наприклад США, Сингапур, Швеція, Данія та Швейцарія, які входять до ТОП-5 цього рейтингу, оцифровуються набагато швидше. А отже, вони займають кращі місця в глобальній діджитал-економіці майбутнього, пише Оксана Ферчук спеціально для НВ Бізнес.

Упроваджувати цифрові інструменти компаніям заважає багаторічна звичка. Чи давно ви мали справу із ситуацією, коли вам доводилося підписати 8 сторінок А4 непотрібних вам документів – просто щоб віддати машину на мийку або купити страховку? А підписати договір з партнером і кожен місяць відправляти акти виконаних робіт? Просто замисляться, скільки паперу ми використовуємо на роботі і в повсякденному житті.

Людство почало записувати інформацію на фізичні носії приблизно 5 тисячоліть тому. Так ми навчилися накопичувати і передавати дані і забезпечили науковий прогрес. Але тепер цей тисячолітній рефлекс обернувся проти нас: ми категорично не хочемо розлучатися з папером, хоча його масове виробництво знищує нашу планету. Якщо наводити цифри, то для виробництва однієї тонни паперу вирубується щонайменше 17 дерев, витрачається 26 тисяч літрів води, 4000 кВт електроенергії і 240 літрів пального.

Компанії живуть тими ж емоціями, що й люди. Вони теж звикли до багатьох процесів з використанням паперу і не бажають їх змінювати. Незважаючи на те що українське законодавство ще з 2003 року узаконило електронну форму, 95% документів в українських бізнесах досі існують на папері. 

Вплинути на зміну процесів в компанії може будь-який співробітник. Перше і головне – взяти відповідальність на себе. Також, як ми можемо відмовитися від пластикових стаканчиків або почати сортувати сміття – ми можемо менше записувати в блокноти та більше користуватися нотатками в смартфоні, купувати електронні квитки в кіно і на потяг.

У бізнесі відмова від паперу може бути значно масштабнішою. Адже навіть у невеличких компаній є багато процесів, які поки існують на папері. А тим часом онлайн-сервіси, зокрема в сфері обміну документами, істотно економлять час співробітників і знижують фінансові витрати. 

Так, можливо ви не директор і не бухгалтер, які приймають рішення або безпосередньо працюють з документами. Але ви завжди можете запитати колег, чому ваша компанія досі не використовує електронні документи. А якщо ваш партнер ще надсилає вам договори і акти на папері, варто розповісти про електронний документообіг і йому. Адже в нових технологіях завжди хтось робить крок першим, то чому це не можете бути ви? 

Зробити роботу співробітників більш осмисленою і цікавою можна вже сьогодні. Перед тим як змінювати процеси, бізнес завжди має шукати відповіді на запитання "Навіщо?" Перехід на електронний документообіг – не є винятком. Так навіщо ж компаніям переводити внутрішні і зовнішні документи в онлайн? Є кілька аргументів.

Перший – це колосальна економія. Вартість паперового документа становить від 3−4 грн (якщо ці документи ви принесли контрагенту на підпис і витратили кошти тільки на папір, друк і амортизацію офісної техніки) до 70−80 грн (якщо ваші документи доставляє кур'єр). Вартість електронного документа – 1 грн і менше. Відправляючи навіть кілька сотень документів на місяць, ви економите тисячі гривень. А якщо у вас 20 тисяч документів на місяць? Або 100 тисяч? 

Другий аргумент – оптимізація ресурсів ваших співробітників. Вгадайте, скільки документів можна роздрукувати, підписати, поставити печатку і скласти в конверт за годину? Середня цифра – десь 50. А 100 000 електронних документів можна підписати і надіслати за 30 хвилин.

Але є в цьому питанні найважливіший, на мій погляд, аргумент. Це історія про майбутнє нашого суспільства. Поки 30% працездатного населення перейматимуться роздрукуванням, підписуванням і перекладанням папірців з місця на місце, ми будемо неспроможними платити людям ринкові зарплати, будемо втрачати наших людей на користь сусідніх країн, а Україна й надалі опускатиметься в рейтингу цифрової конкурентоспроможності. 

Лишень уявіть, скільки сучасної молоді мріє про осмислену, цікаву і корисну роботу. Та на своєму першому робочому місці отримує рутину, безглузді застарілі процеси і неможливість бодай певним чином застосувати свій інтелект. Ми точно можемо змінити це вже сьогодні.